Hanoman Indonesia System – Dalam menjalankan aktivitas penjualan, setiap sales perlu melakukan kunjungan lapangan secara langsung. Agar kunjungan penjualan tersebut dapat berjalan dengan efektif, terhindar dari fraud data dan memberikan hasil yang optimal maka diperlukan Cara jitu memantau kunjungan sales dan reporting team lapangan. Dan untuk itu kami telah membuat artikel mengenai apa saja yang perlu diperhatikan untuk memantau kunjungan dan reporting team lapangan. Dan berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Call Plan Atau Rencana Kunjungan
Rencana kunjungan salesman atau call plan adalah sebuah daftar yang memuat daftar pelanggan yang harus dikunjungi oleh salesman pada minggu, hari dan jam tertentu.
Sales call plan adalah strategi distribusi (distribution strategy) untuk mengelola sebuah wilayah penjualan dan pemasaran. Strategi Call Plan ini bagian dari Territory Management yang khusus mengatur kapan sebuah outlet atau customer akan dikunjungi baik dalam minggu, hari maupun jam-nya.
Rencana kunjungan ini sangatlah penting, karena rencana kunjungan yang baik dapat mempermudah dalam melakukan pemantauan dan dapat meminimalisir yang yang tidak diinginkan yang mungkin terjadi saat team sales melakukan kunjungan. Sebagai informasi berikut ini beberapa hal lainnya yang mungkin terjadi jika rencana kunjungan tidak dibuat dengan benar :
- Stok barang masih banyak, akibatnya toko / pelanggan tidak order, atau order tapi tidak sesuai estimasi.
- Stok barang sudah habis sebelum salesman berkunjung ke toko / pelanggan tersebut, akibatnya terjadi kehilangan kesempatan penjualan.
- Akibat lain dari stock out adalah masuknya barang kompetitor menggantikan produk kita.
- Tagihan bisa bermasalah, karena pelanggan tidak menyiapkan dana, atau dana sudah digunakan untuk salesman perusahaan lain yang datang lebih awal.
Cara Menyusun Call Plan Atau Route Plan Sederhana
Dalam menyusun rencana kunjungan sales lapangan, terdapat beberapa hal yang harus kita perhatikan seperti :
Teknik Cakupan (Coverage)
Single Team Multi Outlet :
Artinya pengelolaan sebuah area dengan seluruh type outlet didalamnya menjadi tanggung jawab satu orang salesman atau satu team. Jadi satu team akan meng-cover outlet jenis wholesaler atau grosir sekaligus outlet retailer atau pengecer. Team ini juga meng-cover outlet modern, institusi, apotek dan toko obat dan lain-lain di wilayah tersebut.
Multi Team Single Outlet :
Artinya pengelolaan sebuah area menjadi tanggung jawab beberapa team yang sudah dibagi berdasar jenis / type outlet tertentu. Tentunya secara umum memiliki area yang lebih luas dibanding areanya single team. Model ini banyak diaplikasikan oleh perusahaan distributor yang sudah besar atau principal besar. Pada metode ini salesforce dibagi menjadi beberapa team,
- Ada team untuk modern market,
- Ada team untuk tradisional market,
- Ada khusus untuk institusi, apotik dan toko obat.
- dan team lain yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Dengan metode ini maka pengelolaan outlet akan lebih intensif.
Hitung Potensi Area dan Jumlah Outlet
Hitung jumlah outlet atau potensi area, bandingkan dengan jumlah team yang dibutuhkan. Sehingga kita tahu, berapa sebenarnya jumlah ideal team yang dibutuhkan. Sebaiknya dimulai dengan jumlah team minimal. Gunakan pemetaan area atau matriks area, yaitu membagi wilayah menjadi semakin kecil dan detail. Misal dari area besar bagi menjadi 4 bagian, kemudian masing-masing dibagi 2 atau 4 lagi, Lakukan seterusnya sesuai kebutuhan yang didasarkan pada besar kecilnya potensi di area tersebut sehingga pembagian kunjungan akan lebih tepat dan maksimal.
Baca Juga :
Susun Rute Kunjungan
Berikutnya buat rute kunjungan, usahakan berbentuk circle, artinya berurutan dari satu lokasi kelokasi berikutnya, tidak berbentuk zig zag. Perhatikan juga minggu, hari dan jam kunjungan dari tiap outlet. Outlet modern seperti supermarket, mini market, dept store, outlets yang chain store biasanya punya jadwal khusus untuk kunjungannya, Baik untuk order, tukar tanda terima, pengiriman maupun pemajangan / display, Jadi hal ini haruslah menjadi pertimbangan khusus. Pasar basah biasanya harus pagi hari, kadang beberapa pasar mengharuskan kita datang dibawah jam 08:00 Dan grosir lebih suka didatangi sore hari, karena pagi hari sibuk melayani pelanggan mereka, dan sore hari biasanya sudah berkurang kesibukannya.
Jika semua data diatas telah siap, kita tinggal menyusun outlet-outlet tersebut. Saat menyusun tentu saja kita harus memperhatikan waktu tempuh kita dijalan, dan yang paling utama adalah perhatikan skala prioritasnya. Dalam distribusi memang kita diharuskan mengcover seluruh outlet yang ada, Akan tetapi hal ini bukanlah hal yang mudah bagi distributor, Biasanya distributor akan mengerjakan yang daging-daging dulu, tulangnya belakangan. Maksudnya, distributor akan memilih outlet mana saja yang harus dikunjungi terlebih dahulu, dengan memperhatikan potensinya dan kemudahannya.
Buatlah Skala Prioritas
Buat skala prioritas berdasar potensi dari semua outlet per tim penjualannya. Tentukan berapa kali tiap outlet tersebut harus di cover / dikunjungi tiap minggu dan tiap bulannya (periode / tiap 4 minggu).
- Outlet yang di- cover 1x per periode (per 4 minggu)
- Outlet yang di- cover 2x per periode (per 4 minggu)
- Outlet yang di- cover 4x per periode (per 4 minggu)
- Outlet yang di- cover 8x per periode (per 4 minggu)
Buatlah Kemampuan Kunjungan / Daya Cakup
Sekarang kita bisa menghitung, berapa kira-kira toko, pelanggan atau outlet yang bisa dilayani / dicover oleh seorang salesman / satu team salesman. Tentunya kita juga harus hitung berapa rata-rata waktu yang dibutuhkan salesman untuk beraktivitas di tiap outletnya. Hal ini tentu berbeda untuk tiap jenis outletnya. Grosir atau wholesaler secara umum lebih lama dari retail atau pengecer, dan supermarket lebih lama dari grosir dan minimarket. demikian seterusnya (meski kondisi ini tidak mutlak). Berikut daya cover team secara umum untuk tiap tipe outlet
- MT – MM (mini market) :
- (12 x 5 + 5) x 4 = 260 call / 4 minggu (minus Supermarket)
- Call Cycle MT minimal 4/4, jadi daya cover max 65 outlets
- MT – SM (supermarket) :
- (5 x 5 + 2) x 4 = 108 call / 4 minggu
- Call Cycle SM minimal 8/4, jadi daya cover max 14 outlets
- GT – Key WHS / GI (Grosir Inti) :
- Secara umum sama dengan MT SM
- GT – Retailer Utama / Semi WHS :
- (20 x 5 + 12) x 4 = 448 call / 4 minggu
- Call Cycle GT-R/SWHS 2/4, jadi daya cover max 224 outlets
- GT – R1 / R2 (Pengecer Sedang) :
- (25 x 5 + 15) x 4 = 560 call / 4 minggu
- Call cycle GT R1R2 1/4, jadi daya cover max 560 outlets
Perhitungan diatas hanya rata-rata di beberapa perusahaan distribusi consumer goods, Saat menyusun call plan, maka kemungkinan call cycle akan bervariasi, Ada banyak faktor yang menjadi dasar penyusunannya. Diantaranya adalah aturan yang diberlakukan oleh outlet atau trader, terutama MT dan strategi distribusi (SCP) yang dijalankan.
Lakukan Evaluasi / Monitoring
setelah rencana kunjungan salesman telah tersusun dan diaplikasikan, maka kita perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi dari implementasi kunjungan tersebut. Coba lakukan pengecekan, dan gali lebih detail kepada team sales yang bertugas, outlets mana saja yang tidak tercover?, Kenapa tidak tercover?. Apakah karena waktu yang tidak mencukupi, atau saat di cover ternyata berbarengan dengan jam sibuknya, sehingga tidak bisa diganggu, atau malah sudah tutup. Pengecekan tersebut sangat penting untuk memastikan kunjungan telah dilakukan dengan baik dan reporting yang diberikan team lapangan sudah sesuai dan valid.
Setelah itu, untuk hasil yang lebih baik lagi kedepan, gunakan semua hasil analisa diatas akan menjadikan bahan untuk menyempurnakan jadwal kunjungan dan reporting yang telah ada. Karena perlu diingat, call plan itu bersifat dinamis, jadi harus dirubah untuk disesuaikan dengan kondisi di pasar.
Gunakan Aplikasi Sales Tracking
Memantau kunjungan sales lapangan merupakan hal yang terbilang sulit. Banyaknya potensi kelalaian dan kecurangan yang dilakukan oleh oknum sales merupakan salah satu masalah yang akan sering ditemui. Beberapa kecurangan yang biasa terjadi meliputi. Mangkir ataupun bolos dalam kunjungan, Pembuatan laporan palsu, sampai dengan mengisi laporan visit dengan asal-asalan.
Untuk itu penggunaan aplikasi sales tracking menjadi hal yang sangat direkomendasikan.salah satu diantaranya dengan menggunakan aplikasi dari hanoman indonesia system dimana aplikasi hanoman merupakan aplikasi yang sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun dan memiliki security layer yang sangat lengkap. Mulai dari anti fake GPS, fake gallery, dan fake waktu sehingga kecurangan yang mungkin dilakukan akan lebih diminimalisir dan data yang didapat merupakan data yang valid.
Terima kasih telah membaca Cara jitu memantau kunjungan dan reporting team lapangan. Semoga tips yang kami berikan dapat bermanfaat dan membantu anda dalam memantau kunjungan sales anda. Dan untuk hasil yang lebih baik, gunakanlah hanoman indonesia system sekarang. Dan dapatkan segudang fitur terbaik yang dapat meningkatkan penjualan dan menambah value dari perusahaan anda
